Prendere un auto a noleggio: studiamo la procedura

Spesso il noleggio di macchine e attrezzature strumentali viene paragonato al mondo dell’autonoleggio (mi succede spessissimo anche a me). E’ invidiabile che tutti i clienti che si avvicina al bancone di un autonoleggio siano già istruiti e sappiano come comportarsi con i documenti e le procedure, inoltre è "purtroppo" risaputo che il mondo dell’autonoleggio non conosce blocchi macchina per pioggia o conteggio dei giorni di fatturazione fatto solo da giorni lavorativi senza considerare meno i festivi o altri conteggi simili.

Per lavoro e per svago ho spesso preso auto a noleggio sia in Italia che all’estero e mi sono trovato sempre bene proprio perché ormai la procedura è standardizzata quasi ovunque.

A Milano per incontri per Assodimi mi sono quindi organizzato per tempo prenotando tramite un sito web di terze parti una semplice auto per mezza giornata usando un noleggiatore non dei più blasonati.
Già da qualche giorno avevo compilando tutto il form di prenotazione (sia i campi obbligatori che i campi non obbligatori) e mi sono recato al bancone dell’autonoleggio con una mezzoretta di anticipo rispetto all’ora prefissata. L’ufficio, posto in zona centrale e perfettamente arredato e colorato, era composto da una segretaria e un operatore per la consegna del mezzo, all’interno vi ho trovato in fila davanti a me 4 persone.

Purtroppo anche nei meccanismi più collaudati possono succede intoppi di vario genere e nessuno si augura che avvengano nei momenti di punta ma è proprio in questi casi che si nota l’organizzazione di un’azienda.
L’ufficio era organizzato con due postazioni con computer, un’unica stampante multifunzione posta in un angolo, un software web e tablet per la gestione della consegna e riconsegna. L’operatore del noleggio era costretta ad alzarsi 2 volte per ogni contratto (per fotocopiare i documenti e poi prendere la stampa del contratto), il software web gli obbligava a reinserire tutti i dati dei clienti anche se questi erano già stati inseriti tramite le prenotazioni on line (sia nei siti di terze parti che nei loro siti web). L'operatore chiedeva ai clienti di aggiungere servizi extra rispetto a quelli già scelti via web, alcuni di sicuro interesse (e magari da prenderne nota per il nostro comparto) come l’opzione di riportare l’auto senza carburante e quindi aggiungere una voce extra di servizio ripristino a pagamento (oltre il carburante) altre voci quasi antipatiche perché doppioni rispetto a quelle scelte via web ma “purtroppo” non del tutto compatibili (le prenotazioni via web spesso sono fatte attraverso siti di aggregatori di autonoleggi che propongono servizi come l’annullamento della franchigia ma succede che queste non siano poi riconosciuti all’atto della consegna del bene….….magari era scritto in burocratese alla fine del contratto e quindi di fatto colpa mia se non l’ho visto).

Ad un certo punto la connessione al software gestionale ha iniziato a fare i capricci in special modo per la gestione della caparra prelevata con carta di credito. L’operatrice ha quindi iniziato ad utilizzare un POS presente in ufficio che però smetteva di funzionare ogni volta che il telefono dell’ufficio squillava (e di squilli ne ho contati molti). Il cliente prima di me aveva delle caratteristiche contrattuali particolari che hanno richiesto del “tempo aggiuntivo” oltre al fatto che alcuni termini burocratici non sempre sono facilmente digeribili da tutti.

Finalmente dopo oltre un’ora di fila (senza nessuna spiegazione o scuse di rito) è arrivato il mio turno ma la sfortuna vuole che il software si sia bloccato e l’operatrice invece