Le procedure di consegna e rientro nel contratto di noleggio
Focus legale sulla procedura da attuare
Nel noleggio di macchinari e attrezzature è fondamentale investire nella redazione di una modulistica contrattuale completa e giuridicamente corretta. In prima battuta bisogna curare le condizioni generali di contratto affinché siano in grado di tutelare il noleggiatore nei confronti di contestazioni da parte del cliente. Ma altrettanto importanti sono le procedure che regolano la consegna del bene noleggiato ed il suo rientro al termine della locazione.
Queste fissano lo stato del bene oggetto del contratto nel momento in cui passa nella disponibilità del cliente e ne verificano la conservazione al termine del periodo di noleggio, al rientro nella disponibilità del noleggiatore. Sono queste due fasi che, se correttamente regolate ed organizzate, possono prevenire numerosi problemi per l’azienda di noleggio e consentire un notevole riduzione dei rischi di contenzioso.
In particolare è necessario predisporre dei moduli che contengano al loro interno una dettagliata checklist degli elementi che compongono il veicolo o il macchinario noleggiato e ne descrivano dettagliatamente lo stato. L’ideale è sempre allegare alla modulistica la documentazione fotografica comprovante l’effettivo stato del bene. La modulistica relativa alla consegna deve sempre essere sottoscritta da entrambe le parti contrattuali in contraddittorio.
Al rientro dovrà essere predisposta la medesima checklist per la verifica dello stato del bene, andando qui a verificare eventuali difformità o danneggiamenti eccedenti la normale usura dovuta all’utilizzo. Anche questa modulistica dovrà essere sottoscritta da entrambe le parti e farà fede così circa lo stato del bene al momento della riconsegna. Possono anche essere utilizzati applicativi ad hoc, magari caricati su tablet in dotazione al personale, collegati direttamente con il programma gestionale del noleggio.
Questa documentazione dovrà poi essere sempre tracciabile e servirà al noleggiatore anche nel caso di contestazione successiva da parte del cliente. Il noleggiatore dovrà anche progettare un percorso formativo specifico per gli addetti alla consegna e riconsegna dei beni, in modo che siano perfettamente consapevoli delle implicazioni della loro attività e vi prestino la dovuta attenzione, oltre a saper utilizzare gli strumenti tecnologici messi a loro disposizione. Da ultimo può aiutare anche la predisposizione di una cartellonistica presso la sede del noleggiatore dove siano evidenziati chiaramente obblighi e diritti relativi a questa fase (orari di consegna e rientro, documentazione necessaria, meccanismi applicabili in caso di danno e coperture assicurative). Questo contribuirà alla prevenzione delle contestazioni e ad alla massima trasparenza nella gestione dei rapporti tra le parti contrattuali.
NOTIZIE DEL DOSSIER Aspetti legali del noleggio
L’utilizzo di queste tecnologie implica l’applicazione automatica di alcune normative obbligatorie, non sempre tenute nella dovuta considerazione dagli imprenditori.
E’ ormai riconosciuto che una delle situazioni che espongono i lavoratori del noleggio al rischio maggiore di infortunio è il carico e scarico dei macchinari dai veicoli utilizzati per il loro trasporto. Per questo motivo l’azienda di noleggio deve prestare la massima attenzione a questa fase e predisporre procedure di sicurezza efficaci, oltre che inserire limitazioni di responsabilità in contratto per il caso in cui il carico e scarico sia effettuato dal cliente.
E’ prassi comune nell’attività di noleggio di macchinari e attrezzature farsi rilasciare, come deposito cauzionale a garanzia, un assegno senza data da incassare in caso di inadempimento. Questo comportamento può esporre il noleggiatore anche a responsabilità penale per appropriazione indebita.
Dall’analisi di numerosi contratti di noleggio ogni anno emerge che non tutte le aziende si organizzano in modo corretto e talvolta predispongono anche moduli non strettamente necessari. Proviamo a fare chiarezza sul punto, partendo dal fatto che il contratto deve essere quello del noleggiatore
E’ buona prassi nell’attività di noleggio ricorrere allo strumento del deposito cauzionale per proteggere in modo diretto ed efficace gli interessi del noleggiatore, a prescindere dalla tutela giudiziale molto spesso lenta ed incerta.
Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha emanato recentemente il “Documento di indirizzo sulla conservazione dei metadati” dove prescrive a tutti i datori di lavoro di verificare la conservazione dei dati raccolti tramite i software utilizzati per la gestione della posta elettronica. In seguito a numerose richieste di chiarimento il Garante ha aperto una doverosa consultazione pubblica in merito, differendo l’efficacia del documento.
E' stata introdotta in Italia la disciplina relativa alla protezione dei c.d. “whistleblower”.
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